L’Institut du Cancer de Polynésie française (ICPF) recherche son ou sa futur(e) Secrétaire polyvalent(e).
Rattachement hiérarchique : Cadre du laboratoire
Lieu d’exercice : Institut du Cancer de Polynesie française
Prise de poste : Début janvier 2026
Profil recherché
- Diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, …) en secrétariat médical, gestion-administration, assistant de gestion PME-PMI ou gestion des entreprises et des administrations
OU
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, …) complété par une expérience professionnelle minimum de 5 ans dans un poste similaire. - Une expérience dans le milieu médical est fortement souhaitée
- Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, etc.) requises
Conditions de travail
- CDD de 6 mois renouvelable
- Temps plein 39h par semaine
- Commune de travail : Pirae
Intérêt et contraintes du poste
- Horaires variables et pics d’activité en fonction
- Disponibilité vis-à-vis de la direction
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Vos missions principales
- Assure l’accueil téléphonique au niveau du laboratoire
- Assure l’enregistrement et le dispatch de tous les documents reçus au laboratoire
- Assure la réception des prélèvements et leur enregistrement dans le logiciel de gestion du laboratoire (SGL)
- Assure l’expédition et le suivi des analyses sous traités
- Saisit les comptes rendus et les intègre dans le SGL
- Etablit les courriers et les envoie par voie numérique et/ou postale
- Assure la réception des livraisons en lien avec les services supports techniques
- Assure l’accueil d’éventuels intervenants extérieurs
- Peut être amené à préparer des commandes pour le coursier
- Participe au suivi des coursiers
- Vérifie les factures établies par le logiciel de facturation Labofact en lien avec le SGL
- Maintient une communication efficace avec les clients
- Organise et classe les documents administratifs pour assurer une bonne gestion
- Participe à l’archivage du laboratoire
- Gestion des agendas
- Prépare la salle de réunion et établit les compte rendus
Activités annexes :
- Apporte son soutien aux autres pôles pour assurer la continuité de l’activité de l’institut
- Participe aux évènements organisés par l’Institut
Compétences recherchées
Pilotage, Gestion, Cadre réglementaire
Gestion administrative
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
- Rédiger des documents, courriers
Droit, contentieux et négociation
- Suivre les échéances contractuelles
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
- Assurer la confidentialité des informations traitées
Coopération, organisation et développement des compétences
Organisation
- Classer des documents
- Utiliser les outils numériques
Communication
- Contribuer à des projets
- Préparer des présentations professionnelles
Communication, Création, Innovation, Nouvelles technologies
Data et Nouvelles technologies
- Maintenir à jour les dossiers administratifs
- Mettre à jour un dossier, une base de données
Développement économique
Relation client
- Assurer un accueil téléphonique
- Assurer le suivi des dossiers clients
Clôture des candidatures :
31/12/2025
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